有句歌词这样唱道：“时间都去哪儿了”，简直唱到了职场人的心坎儿里。

每天精疲力尽，感觉很忙，但重要的事却进展不快， 如何高效完成重要工作 ，似乎变得异常艰难！

这是富兰克林柯维的时间矩阵模型，我们不妨试着用它，聚焦第二象限，发挥Q2思维（高效能思维），评估、处理重要工作。

把日常事项和任务放进时间矩阵，并思考以下问题：

  时间矩阵  

• 象限二的哪些事项需要投入更多的时间和精力？

人们很容易因为象限一而推迟象限二中的工作，但在象限二中投入更多时间可以更有效地取得预期的成果。

• 象限一的哪些问题可以通过完成象限二中的事避免？

例如，小李延迟提交报告，质量不佳导致需加班修改。若他积极澄清疑问、定期寻求反馈，结果会怎样？

你也可以参考此方法避免陷入象限一的救火状态，例如提早做计划，更清晰地沟通预期、进度等。

• 我们能减少或消除象限三和象限四中的哪些事项？

你是否有时会想着处理完了手头的邮件，就可以去做更重要的事情了，结果却没有做？或者，你认为某个会议很重要，但会开到一半才你发现自己不需要出席。

有些任务没办法准确地放入某个象限，或者无法预先判断属于哪个象限。 运用时间矩阵能帮助你更好地决定在哪里花时间。

作为通用汽车的CEO，玛丽巴拉管理着六大洲396家工厂，21.6万名员工，经济、货币、消费趋势以及竞争动态，都是她的业务范畴。

在千头万绪中，玛丽巴拉做出这样的排序：

因自动驾驶等技术带来的影响，她需要重新计划，利用技术升级制造，同时寻找到优质的合作伙伴，进而对公司日常运营做出调整。

对于领导者来说，正确的衡量一项工作的优先级必不可少。 你不妨试着问自己以下几个问题：

  衡量优先级  

• 这样做能在多大程度上帮助我、我的团队或公司实现一个重要目标？

• 如果我现在做这件事，一周、一个月或一年后的回报会有多大？

• 这件事在我介入之前能放多久，一周、一个月、一年，还是可以不用管？

• 我是做这件事的唯一或者最佳人选吗？

• 我被吸引的原因有多少是因为它让我觉得舒服或容易？

思考这类问题时，我们可能易陷入“ 被动反应 ”的陷阱，急于求成而将日程排满，要么是和伙伴推动目标，要么是埋头苦干，一边在擅长领域工作，一边逃避挑战。

主动将工作区分轻重缓急的好处就是， 通过提出好的问题，你可以做出最有价值的决定来完成最重要的事情。

网上有一句话，说 “ 上班太用力的人，是上不好班的” 。

回想一下，你是不是也经常有这种感觉：

整天为了琐碎的工作任务忙碌，越忙越空虚；

坐在电脑前不停敲打键盘，虽然干了很多活儿，但成长不多；

加班到深夜不吃不喝，始终离不开办公桌……

当你把同事或组织的需求放在自己的幸福感和发展之前，你就掉进了 消耗型工作 的“陷阱”。

就像生物学中的“跳蚤定律”：

将跳蚤随意往地上扔，它能跳到1米多高。当把它装到瓶子里盖上盖子，时间久了，打开盖子它竟跳不出来。

不断地为工作注入能量而不补充，你最终会精疲力尽，效率低下。

无须害怕别人认为你懒惰，不用远程办公也呆呆地坐在电脑前等待指令。离开办公桌，去户外散散步，目光远眺，或者是业余时间学习一些新的技能。

可以在下次一对一面谈中，和你的经理谈谈你的学习目标。注意你的睡眠、锻炼、压力水平和饮食习惯是如何影响你的能量水平和情绪的，慢慢你会发现， 拥有时间和空间来充电的大脑，可以给你带来积极的态度，让你在工作中重新焕发活力。

在实际生活中，一部分人没有做计划的习惯，他们认为“计划没有变化快，况且已经忙到不能完成重要工作的程度，再花费时间做计划，是强人所难。”

但著名社会心理学家Icek Ajzen的“计划行为理论”却认为，在计划行为理论的框架下，计划可以被视为一种控制机制，通过制定计划，人们可以更好地预测和控制自己的行为，从而增加完成重要任务的可能性。

简言之， 如果把重要的事情计划好，就更有可能完成这些事。

你可以尝试以下流程：

  制定计划  

• 每周30分钟: 

思考并确定三到五件能提升效率的关键事务。考虑如何支持上级和同事的目标，并加入个人的重要活动，例如锻炼。将这些优先事项安排到下周日程中。

• 每天10分钟: 

有意识地标记那些最重要的事情，把没有完成的部分安排到其他时间并相应地调整你的计划。

但生活难免出现意外。本来想去谈合作，结果遭遇了不良天气；想着今日把报告写完，谁知临时会议开了一整天。

制定每日计划根据动态变化的重要事项灵活分配时间，确保工作连续和高效。 通过预定关键任务并追踪每日、每周计划，可在日程中安排其他事务，平衡工作与生活，提高效率。   

亚马逊创始人杰夫·贝索斯始终坚信“客户至上”的原则，并将其作为公司的首要优先级。即使在面对各种挑战和竞争时，亚马逊始终坚持以客户为中心的优先级，不仅赢得了客户的信任和忠诚，还为亚马逊带来了巨大的商业成功。

分享并明确自己的优先级就像是为工作定制了一份专属的“导航图” ，你也可以引领他人聚焦到相似的事情上：

  引领他人  

•  与上级保持同步并明确优先级：

为确保与上级同步，应经常确认对方的重点，建议每周与上级更新自己的优先事项。当有新任务时，明确其在优先级中的位置，也有助于你的上级了解你的工作状况。

• 与同事分享优先级：

在分享你的优先事项时，也问问你的同事，他们的优先级如何排序，从而得到团队的支持。同时，从你的同事那里获得更多的大背景也可能给你带来灵感，制定新的目标。

分享并明确自己的优先级是一种重要的管理技巧，当你开始这样做时，你会发现，好事会接踵而至，你的工作和生活都会变得更加充实和有意义。

你是不是“ 职场老好人 ”？

当这个问题被抛出来时，也许很多人脑海中的回忆被燃起：

“ 帮我打印一下这个文件吧”

“ 帮我把这页PPT美化一下吧”

“ 帮我把这几列数据做到一张表格吧”

每当这些时候，天生乐于助人的你，会很难说出那个“不”字，考虑到对方的情绪，以及自己的良好声誉，那句“好的”总是脱口而出。

但频繁接受的后果，就是自己的重要工作目标没有达成！或许你可以选择这样做：

  如何“拒绝”  

• 用积极的语气感谢对方的提问。

“ 谢谢你的关心，听起来这是个很重要的项目。”

• 解释这个要求会对你或你的团队产生什么影响。

“ 下周四我们有一个大型的产品发布，这可能会导致我们不能在截止日期前完成工作。”

• 如果可以，提供另一个解决方案。

“ 如果你没有时间完成对方的要求，你知道还可以找谁吗？”

• 当你想说“是”的时候，请给自己一点时间考虑清楚。

“ 今天下午回复你可以吗？”

对于同事的求助可以教授技巧，但是不建议包办。 对同事说“不”，实际上是对你自己和对你最重要的事情说“是”。

 写在最后：

在这个信息爆炸、节奏快速的时代，如何处理至关重要的事项已经成为我们每个人必须面对的挑战。当我们养成了Q2思维（高效能思维）并将这些技巧融入到日常的工作和生活中时，不仅能够更好地完成任务，还能实现个人和团队的持续成长！